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“La cosa importante è raramente urgente e ciò che è urgente è raramente importante”.
– Dwight Eisenhower
La Matrice Importante – Urgente. o matrice di Eisenhower, è stata lanciata da Stephen Covey nel libro ”Le sette regole per avere successo (The 7 habits of highly effective people). Si chiama così perchè attribuito al presidente degli Stati Uniti Dwight D. Eisenhower
Lo troviamo descritto anche in una citazione attribuita a lui: “La cosa importante è raramente urgente e ciò che è urgente è raramente importante”.
Questa matrice è un modello semplice da applicare, che aiuta a gestire il tempo e dare spazio alle priorità
Cos’è la Matrice Importante – Urgente
Non tutte le cose sono importanti nello stesso modo, e solo perchè una cosa è urgente non vuol dire che sia importante.
- I compiti urgenti sono le cose che ci fanno reagire immediatamente: email, messaggi, news, imprevisti ecc.
- Le cose importanti sono invece quelle che contribuiscono alla nostra mission, ai nostri obiettivi e ai nostri valori.
Grazie alla matrice di Eisenhower possiamo avere un metodo di lavoro efficace per prendere decisioni e riuscire così a separare le cose importanti da quelle urgenti.
Come ogni matrice 2×2 ha i suoi pregi e i suoi difetti (ne abbiamo parlato qui )
Come è composta la matrice Importante – Urgente
Quadrante 1: NON Importante – NON Urgente
Qui sono inserite tutte quelle cose che ci fanno perdere tempo
- Televisione
- Youtube
- Controllare la mail
- Messaggi
Sono incluse tutte le cose che forse sono anche divertenti o utili, ma di cui devi è necessario liberarsi. Questa è probabilmente la fase più facile da superare, dato che mancando l’urgenza molte cose cadono nel dimenticatoio.
Quadrante 2: NON Urgente – IMPORTANTE
Questo è il quadrante migliore della matrice, dobbiamo fare in modo che tutte le nostre attività siano posizionate in questo settore.
Qualche esempio:
- Attività fisica
- Leggere un libro
- Fare il genitore
- Gestire un progetto (in maniera proattiva) al lavoro
Quadrante 3: NON importante – URGENTE
Qui possiamo inserire:
- le chiamate da un’ora inutili
- I meeting-maratona aziendali
- il controllare la mail ogni 3 minuti
- rispondere agli SMS ( o peggio ancora a WhatsAPP, che è lo zenith di questo quadrante):
Queste sono tutte distrazioni che stancano ma non ci fanno concludere nulla.
Dobbiamo imparare a dire di no e liberarci di queste attività, delegando o automatizzando.
Quadrante 4: IMPORTANTE – URGENTE
Questa è l’area che comprende gli imprevisti.
Quando qualcosa si trova in questo quadrante, è necessario farla subito, ma dobbiamo fare in modo che nulla entri di nuovo in quest’area.
In teoria sul medio periodo qui dovrebbero esistere solo gli imprevisti di un certo peso:
- Parente all’ospedale
- Infortuni vari
- Crisi aziendale (collega che vuole licenziarsi)
Qualche appunto
Dobbiamo essere disciplinati e fare ogni giorno qualcosa, per evitare che la maggior parte delle cose intasi il quadrante 4 (urgenti e importanti), trasformando tutto in un’emergenza.
Il nostro focus sarà quindi quello di impegnarci giornalmente nel separare i nostri compiti e metterli nel quadrante giusto. Non dobbiamo rimandare le cose importanti all’infinito.
Una delle domande che spesso mi viene fatta durante le consulenze private è: “Come distinguo tra importante e urgente? Questa cosa mi sembra entrambe le cose.”
A volte è vero a volte no… ed è per questo che il prossimo modello che insegno è il Regret Minimization Framework di Bezos. Con quello si capisce chiaramente cosa è importante.
Conclusione.
Trovo la matrice di Eisenhower particolarmente utile perché spinge a scegliere quello che è necessario. E diciamoci la verità: cancellare tutte le cose inutili libera tanto di quel tempo che le strategie di ottimizzazioni non sono nemmeno cosi “urgenti” 😉
