Modello #48 : La mappa per capire in che tipo di problema ti trovi (Cynefin Framework)
Il Cynefin Framework serve a riconoscere il tipo di situazione prima di agire. Distingue contesti semplici, complicati, complessi, caotici e di disordine, ognuno con una logica decisionale diversa. L’errore principale è applicare lo schema mentale sbagliato.
Introduzione
Il modello Cynefin Framework di Dave Snowden è stato molto importante in alcuni progetti di Digital Transformation che ho seguito.
Ho deciso di condividerlo perché si è rivelato utile anche in altri ambiti.
Sono sicuro che siete già abituati ad affrontare la risoluzione di problemi e un qualche tipo di struttura di problem solving l'avete già sviluppata.
Quello che fa questo modello è mettere nero su bianco questa struttura. E questo ovviamente mi piace.
A fine articolo lascio anche il link di un GPT personalizzato che fa da facilitatore al framework Cynefin.
Immaginiamo questo:
Ore 9:12, lunedì. Non hai ancora nemmeno messo la password sul computer. Il capo entra nell'open space e pronuncia la frase:
«Ragazzi, serve una riunione immediata. Tutti presenti. C'è un problema con il cliente, dobbiamo trovare una soluzione.»
Alzi gli occhi al cielo, evochi qualche divinità... e ti poni la domanda: "Ma questa situazione è davvero così caotica da meritare una riunione plenaria… oppure stiamo perdendo tempo su una cosa semplice?"
Ti fai questa domanda perché sei iscritto a ModelliMentali.com e sai come reagire alle sfide. (Forse dovresti inoltrare questa mail al tuo capo :-)
La mia Euristica
Il primo filtro
Personalmente, il primo filtro che uso in queste situazioni è la Matrice Importante Urgente di Eisenhower — mi permette di capire se è una cosa che devo risolvere adesso o no (o addirittura mai).
Solo se la situazione lo richiede, arriva il secondo filtro:
In che tipo di situazione siamo esattamente?
Damanda a prima vista banale che si basa sull'assunto che la maggior parte delle decisioni sbagliate nasce da una premessa implicita: presupponiamo di sapere in che tipo di situazione ci troviamo.
Ma nella maggioranza dei casi non lo sappiamo. Altrimenti non tratteremmo un incendio come un brainstorming, non chiederemmo "chi ha la responsabilità" in un sistema complesso che ha bisogno di soluzione immediata, e non metteremmo in piedi una task force per riordinare la posta elettronica... tutte cose che ho visto più volte nella mia vita da consulente.
A questo livello non ci basta più la Matrice Importante-Urgente: la mia scelta è caduta sul Cynefin Framework.
Il Cynefin Framework è una mappa che ti aiuta a capire dove sei.
E solo dopo, cosa ha senso fare.
Interessante? Vediamolo insieme
Cynefin Framework
Il problema che risolve: Trattare tutto come se fosse semplice
C'è un errore cognitivo che facciamo tutti, continuamente: dare per scontato il tipo di situazione in cui ci troviamo.
Hai presente quando qualcuno propone di "fare una bella tabella Excel" per risolvere una dinamica tra team? Oppure quando un manager reagisce al fallimento di un progetto dicendo: "Ci serve più controllo"?
Quello è solo un sintomo. Siamo cresciuti in una cultura che premia la chiarezza anche quando è solo apparente.
Nota per me: io sono completamente sensibile a questo tema.
Ma non tutti i problemi sono lineari. E non tutti si lasciano risolvere con un diagramma di Gantt.
Che cos'è il Cynefin Framework
Prima cosa: si pronuncia "kiné-vin", più o meno come se un druido gallese ti stesse sussurrando il nome della divinità evocata a inizio articolo.
Pronuncia a parte, il Cynefin Framework è una mappa per capire in che territorio ti trovi prima di prendere decisioni.
L'ha creato Dave Snowden, ex analista di knowledge management per IBM, uno che si è chiesto:
"Perché continuiamo a sbagliare strategia anche quando abbiamo tutte le informazioni?"
La risposta: perché trattiamo tutte le situazioni come se fossero dello stesso tipo.
I 5 Domini del Cynefin Framework
Il Cynefin ha 5 campi: ognuno richiede un modo diverso di ragionare.
1. Chiare, Ovvie (Obvious / Simple)
La relazione causa-effetto è evidente a tutti.
Hai sete quindi bevi acqua: semplice lineare. Osservi, categorizzi, rispondi. Applichi la best practice e vai avanti.
Ma attenzione: l'ovvio è pericoloso quando lo presumi. Quante decisioni "scontate" sono diventate disastri perché nessuno si è fermato a verificare?
2. Complicato (Complicated)
La causa-effetto esiste, ma devi scavarci dentro. Serve analisi ed esperienza.
Il motore dell'auto fa un rumore strano. Non è una cosa che puoi sistemare senza abiità chiami il meccanico.
Qui osservi, analizzi, poi rispondi.
La soluzione è una good practice: più risposte corrette possibili, da valutare. In questo dominio regnano gli esperti.
Attento però a non chiamare esperti dove serviva sperimentazione.
3. Complesso (Complex)
Non esiste una causa-effetto chiara. La capisci solo dopo che è successa, l'orizzonte temporale può essere molto più lungo.
Educare un figlio è un esempio classico, così Creare un team affiatato. Innovare un prodotto. Qui si prova, si osserva, si aggiusta.
La soluzione è una emergent practice, si scopre cosa funziona facendo le cose.
È il dominio della curiosità strutturata. Non hai bisogno di piani perfetti. Hai bisogno di spazi sicuri per testare e imparare. Per chi pratica qualche sport sa l'importanza degli errori effettuti in palestra per i risultati in gara.
4. Caotico
Niente causa-effetto. Nessun pattern. L'incendio è in corso.
Ti hackerano il sito. Un cliente impazzisce in diretta. Il tuo team si blocca sotto stress.
Qui si agisce prima di capire. Intervento immediato. Servono persone che tagliano il rumore e rimettono ordine. Solo dopo si capisce cosa è successo,
Non si pianifica nel caos. Si contiene, poi si analizza.
5. Disordine
Non sai ancora dove sei.
Il rischio qui è usare il proprio stile preferito. Quando l'unico strumento che hai è un martello, tutto sembrerà un chiodo: l'ingegnere rende tutto complicato, il manager tratta tutto come ovvio.
Il consiglio: fermati, ascolta, raccogli prospettive diverse. Sposta il problema in uno degli altri 4 domini e poi agisci.
Analisi a posteriori
Il Cynefin serve anche a questo: leggere il passato con occhi nuovi. E magari smettere di colpevolizzarti per decisioni prese nel dominio sbagliato. Io l'ho utilizzata per fare esercizio
Esempi classici (dove ho sbattuto la faccia)
Trattare il complesso come complicato
Progetto nuovo, tante variabili, team da formare. Tu che fai? Pianifichi tutto nei dettagli: Gantt, milestone, roadmap. Investi tante energie a creare un piano che dopo due settimane non funziona più nulla.
Perché nel complesso il nesso causa-effetto si vede solo dopo. Non puoi anticiparlo. Ti servono prove, prototipi, feedback. Non Excel colorati.
Trattare il caotico come complesso
Sei in piena emergenza, server giù, cliente furioso, blackout operativo. Tu convochi una riunione per "analizzare i pattern" trovare il responsabile, mandare delle mail con le nuove procedure.
Errore. Nel caotico si agisce, subito. Non serve capire, serve arginare. Togli la mano dal fuoco, poi tiri fuori il forcone dall'armadio.
Trattare il disordine come ovvio
Questo è complesso. Entri in una situazione che non conosci, ma per non sembrare impreparato ti comporti come se fosse tutto chiaro. "Facciamo come sempre."
Peccato che "come sempre" qui non esiste. Finché non capisci in che contesto ti trovi, ogni azione è potenzialmente un errore. Non serve agire, serve diagnosticare.
Come usarlo
Come descritto sopra, il mio primo filtro è chiedermi se la decisione è urgente e importante. Solo a quel punto mi chiedeo
Questo problema è ovvio, complicato, complesso o caotico?
Nel lavoro
La trappola è trattare tutto come fosse complicato. Quando fai così, si crea burocrazia e tu non vuoi annegare nella burocrazia, vero?
- Problema di onboarding? Probabilmente complicato: si risolve con esperti, documentazione, iterazione.
- Tensioni interne tra reparti? Complesso: devi osservare, far emergere pattern, non forzare.
- Tutti nel panico per un bug in produzione? Caotico agisci ora, poi analizzi.
- Startup? Prodotto nuovo? Se tratti la tua idea come un progetto d'ingegneria civile, muore prima del rilascio. Qui si prototipa, si osserva, si adatta.
- E ogni tanto capita il caos. Quando succede, non serve capire tutto: serve agire bene subito
Nelle relazioni
Da genitore sto imparando, mio malgrado, che fanno spesso parte del Dominio complesso. Le cause non si vedono subito. Funziona più il senso del tempo che la precisione del singolo intervento.
Cosa posso fare adesso.
L'esercizio: torna su una decisione sbagliata
Poco più sopra dicevo che si può usare il Cynefin a posteriori.
E a ben vedere è MOLTO più facile analizzare col senno del poi.
Sfruttiamo quindi gli errori per imparare. Prendi il tuo quaderno degli appunti e guarda le cose che non sono andate esattamente come sarebbero dovute andare. Chiediti:
- In quale dominio credevi di essere?
- In quale dominio eri davvero?
- Che tipo di azione hai scelto?
- Cosa avresti potuto fare di più adatto?
Una piccola abitudine utile.
Per qualche tempo sul mio diaro digitale in Obsidia avevo la domanda: Quali situazioni oggi ho frainteso? Dove ho usato la chiave sbagliata?
Mi ha allenato a riconoscere i domini prima di agire, non dopo aver fallito.
Conclusione.
Il punto non è imparare a memoria le cinque etichette di Cynefin: non me le ricordo nemmeno io :-)
Il punto è allenarsi a sentire il contesto prima di scegliere l'azione.
Il mondo non ti avvisa quando cambia livello. Succede e basta. E se non sei attento, reagisci col pilota automatico: soluzioni semplici a problemi complessi.
Il Cynefin non ti dice cosa fare. Ti dice dove sei. E ti abitua a chiederti: posso davvero controllare questa situazione? O è meglio osservare e adattarmi? Mi serve una regola… o un feedback rapido?
GPT Personalizzato
Su ChatGPT ho creato un progetto personalizzato che mi facesse da facilitatore al framework, funzionava piuttosto bene come supporto all'apprendimento.
Gli ho dato una ripulita e ho creato un GPT personalizzato utilizzabile da tutti.
Perché ci piace
Ogni framework che mi alleggerisce davvero il carico cognitivo è per me ORO. Il modello Urgente / Importante di Eisenhower è stato uno dei primi che ho imparato e mi ha cambiato il modo di approcciare le sfide.
Questo modello, pur essendo un filo più complicato, è altrettanto importante.
TL;DR
Cynefin Framework di Dave Snowden ti dà una mappa per capire che tipo di problema hai davanti:
- Semplici (soluzioni evidenti)
- Complicati (richiedono esperti)
- Complessi (emergenti, si naviga)
- Caotici (risposte rapide, agisci prima di capire)
- Disordine (fermati, pensa davvero dove sei)
Ti aiuta a capire che tipo di problema stai affrontando prima di scegliere come affrontarlo.
